Ma collecte de fonds communautaire

Lisez les informations et suivez les étapes suivantes afin d’organiser un événement réussi

Inscrivez votre événement

Veuillez communiquer avec nous ou au 1-800-265-5106 dès aujourd’hui!

Planifiez votre événement

Un plan vous permettra de structurer votre événement, de créer une stratégie et de vous aider à identifier les tâches spécifiques à accomplir pour que l’événement soit un succès. Les étapes suivantes peuvent vous aider à planifier un événement réussi :

Décidez quel type d’événement vous convient

Posez-vous les questions suivantes:

  • Qui sera le plus susceptible d’assister à mon événement?
  • À quel genre d’événement voudrais-je participer?
  • Comment puis-je attirer mon public cible?
  • Qu’est-ce que je suis capable de faire?
  • Combien de temps mes collègues bénévoles ou moi-même avons-nous disponible?
  • Quels types de ressources ai-je besoin pour réussir cet événement?

Fixez un objectif de collecte de fonds

Le but d’une collecte de fonds étant de générer des bénéfices, il est important de déterminer le montant d’argent à investir afin que votre événement se déroule bien et si ce montant est réaliste.

Pour ce faire, vous devriez:

  • Fixer un budget réaliste qui inclut tous les coûts associés à la gestion de votre événement
  • Déterminer comment vous allez générer des revenus – commanditaires, ventes de billets, dons, enchères ou tirages au sort, etc.
  • Essayez de trouver des commanditaires qui vous aideront à absorber ou à réduire les coûts de votre événement

Choisissez une date

Prenez en compte le temps dont vous avez besoin pour planifier votre événement et souvenez-vous de votre public cible lorsque vous sélectionnez la date et l’heure de l’événement.

  • Est-ce que d’autres événements ont lieu à cette date dans votre ville?
  • Votre événement aura-t-il lieu durant les vacances?
  • Le lieu est-il disponible pour cette date?

Recrutez de l’aide

Vous devrez décider si vous désirez organiser votre événement seul ou avec l’aide de bénévoles. Si votre événement nécessite un peu plus de planification et nécessite le soutien d’autres personnes, vous devriez envisager de recruter des bénévoles pour former un comité d’organisation.

  • Mettre en place un comité d’organisation
  • Vous pouvez demander à des amis, à des membres de votre famille, à des collègues ou à d’autres personnes qui, selon vous, aimeraient participer à l’événement
  • Nommer un « président » qui aura comme tâche de superviser le comité et déléguer des tâches spécifiques afin que chacun puisse jouer un rôle dans le projet

Déterminez la logistique de l’événement

Tous les événements peuvent présenter des défis lors du grand jour. La planification est donc la clé du succès.

Voici quelques conseils pour rester organisé:

  • Créer une chronologie de l’événement et une liste des tâches
  • Pensez aux délais si vous avez besoin d’assurance, de permis ou de licences
  • Confirmez si votre site est accessible en fauteuil roulant
  • Vérifiez auprès de votre municipalité pour connaître les règlements
  • Déterminez la date et l’heure qui conviendront le mieux pour rencontrer vos bénévoles le jour de l’événement.
  • Contactez et confirmez tous les contrats (y compris le lieu, les conférenciers, les présentateurs, le divertissement, les commanditaires, etc.)
  • Rédigez le programme de la journée
  • Coordonnez et supervisez la sélection d’un thème, la conception, la production et la distribution des articles imprimés (invitations, ordres du jour, brochures, matériel spécial, etc.)
  • Identifiez les besoins en équipement de votre événement : Qui? Besoin de quoi? Où?
  • Vérifiez les exigences d’aménagement du lieu. Prévoyez de l’aide pour terminer l’installation et le démontage
    Faites de votre mieux pour anticiper les besoins de vos invités.

Comment pouvons-nous vous aider?

Votre soutien aux 27 Canadiens par jour qui reçoivent un diagnostic de tumeur cérébrale lors de votre événement communautaire est très important.

Pour vous aider avec votre événement, nous avons le plaisir de vous offrir un certain nombre de ressources. La Fondation canadienne des tumeurs cérébrales peut vous fournir les éléments suivants, selon le besoin. Veuillez noter qu’une demande officielle est requise lorsque vous inscrivez votre événement et que nous ne pouvons pas garantir la participation à des événements des représentants de la Fondation.

  • Matériel d’information de la Fondation canadienne des tumeurs cérébrales, y compris des brochures et/ou des affiches
  • Une lettre de soutien à l’événement
  • Un logo permettant de démontrer le soutien de la Fondation canadienne de la tumeur cérébrale à votre événement
  • Votre événement sera répertorié dans le calendrier des événements en ligne et partagé avec la communauté des tumeurs cérébrale via les médias sociaux (Facebook et Twitter). Cette publication comprendra un lien vers le site Web ou la page Facebook de votre événement.
  • Nous pouvons vous aider à créer une page de collecte de fonds en ligne
  • Nous pouvons offrir un modèle de formulaire de don
  • Veuillez nous contacter s’il existe d’autres moyens par lesquels la Fondation canadienne des tumeurs cérébrales pourrait soutenir votre événement.

Faites la promotion de votre événement

Que votre événement soit petit ou grand, atteindre les personnes intéressées par la cause ou par le type d’événement que vous organisez permettra d’augmenter le niveau de participation.

Voici quelques conseils pour promouvoir votre événement:

  • Déterminez votre public cible et « vendez-lui » votre événement
  • Les dépliants, affiches, brochures et médias sociaux sont d’excellents outils marketing pour faire connaître votre événement.
  • De nombreuses communautés ont des journaux communautaires, des babillards, etc., où les événements peuvent être affichés ou annoncés gratuitement. Recherchez-les et utilisez-les aussi souvent que possible.
  • La Fondation canadienne des tumeurs cérébrales est heureuse de vous fournir des documents imprimés tels que des brochures. N’hésitez donc pas à nous contacter.
  • Rappelez-vous que la Fondation canadienne des tumeurs cérébrales doit approuver tous les documents imprimés et l’utilisation de notre logo. Nous nous réservons le droit de modifier l’utilisation de notre logo pour assurer une représentation appropriée.

Remise des fonds recueillis

Veuillez soumettre vos fonds à la Fondation canadienne des tumeurs cérébrales au plus tard 60 jours après votre événement. Utilisez le formulaire de don fourni par la Fondation canadienne des tumeurs cérébrales. Indiquez toutes les coordonnées, y compris l’adresse complète du donateur (incluant le code postal) et son nom.

  • Indiquez clairement le montant du don
  • Indiquez clairement le mode de paiement
  • Soumettez les formulaires de don si applicable

Remerciez les participants

Une fois votre événement terminé, l’une des étapes les plus importantes à accomplir consiste à remercier toutes les personnes impliquées pour leur soutien.

  • Reconnaissez toutes les personnes qui ont participé à votre événement
  • Informez-les du montant total recueillis durant l’événement
  • La Fondation canadienne des tumeurs cérébrales se fera un plaisir de vous aider à remercier les bénévoles, les participants et les commanditaires clés

Évaluez votre événement

Évaluez votre événement avec votre comité organisateur en tenant compte des questions suivantes (cette étape sera particulièrement utile si l’événement se répètera):

  • L’événement s’est-il déroulé comme prévu?
  • Avons-nous atteint nos objectifs?
  • Quels obstacles avons-nous rencontré?
  • Que pourrions-nous améliorer?

Partagez votre succès!

Envoyez-nous des photos et une brève description de votre récent événement à rferro@braintumour.ca. Nous partagerons votre succès avec la communauté des tumeurs cérébrales.

En nous parlant de votre succès et du plaisir que vous avez eu, vous inspirerez ainsi les autres à aider la communauté des tumeurs cérébrales.

Félicitations!

Tom presents the proceeds of his Community Event

Merci pour votre soutien